Sistem Informasi Keuangan

1.     Definisi Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi (subsistem dari CBIS) yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan.

Informasi yang diberikan disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik.

2.    Model Sistem Informasi Keuangan

Model Sistem Informasi Keuangan terbagi menjadi 2 bagian besar yaitu :

Ø  SUBSISTEM INPUT

Ada tiga subsistem input, yaitu: Subsistem Informasi Akuntansi, Subsistem Audit Internal, dan Subsistem Inteligensi Keuangan.

a.       Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

1)      Pengertian

Sistem Informasi Akuntansi bertugas menyediakan data akuntansi yang berupa catatan mengenai segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan.

Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memnuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan. Sebagai contoh menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan dasar untuk menyusun atau merevisi keputusan mengenai inventarisasi manajer.

Sinonim dengan Pemrosesan data. Dalam pandangan kita, sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

2)      Tujuan

Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-tudate.

3)      Tugas Pokok.

 Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok, yaitu pengumpulan data, pengubahan data, penyimpanan data, dan pembuatan dokumen.

4)      Sifat Pemrosesan Data.

Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang lengkap, utamanya mempunyai fokus historis, dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

b.      Sub Sistem Audit Internal

1)      Pengertian

Auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya.

Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan.

Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

Auditor internal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini meliputi pemahaman komputer dan informasi, selain kemampuan auditing standart yang dimilikinya. Mungkin kebalikan dari apa yang anda perkirakan, bahwa auditor internal tidak selalu harus dari lulusan perguruan tinggi jurusan accounting, namun mereka yang bekeja di auditing bisa dari berbagai macam disiplin ilmu. Kondisi ini, dan dengan adanya kenyataan bahwa sistem bisnis bersifat sangat kompleks, menyebabkan auditor internal harus setidaknya menjalani training sekitar empat tahun.

Semuanya ini dimaksudkan agar auditor intemal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkan disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya.

2)      Jenis Audit

Auditor dibagi menjadi dua jenis yaitu :

# Auditor Eksternal : Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik. Biasanya terdapat pada perusahaan kecil.

#  Auditor Internal:    Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. Biasanya pada perusahaan besar mempunyai staf ini sendiri.

3)      Jenis-jenis Audit Internal :

1. Audit Keuangan

Menguji akurasi catatan keuangan perusahaan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal.

2. Audit Operasional

 Bertugas memeriksa efektivitas prosedur. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mengesahkan) efektivitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik, dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analis dari siklus hidup sistem.

3. Audit Kesesuaian

Bertugas memeriksa efektivitas prosedur secara berkelanjutan. Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit oprasianal. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berajalan dengan baik.

Audit persetujuan (Kesesuaian) adalah sama dengan audit operasional kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar.

4. Rancangan sistem pengendalian Internal

   Rancangan sistem pengendalian Internal merupakan rencana untuk pelaksanaan audit-audit agar berjalan lebih baik.Auditor internal berpartisipasi aktif dalam pengembangan sistem. Dalam auditing operasional dan persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada. Namun, tak heran kenapa auditor harus menunggu sampai suatu sistem diimplementasikan, sehingga ia tak dapat memberikan masukan terhadap pemasangan sistem itu. Salah satu alasannya adalah akan lebih terlalu mahal untuk rnengoreksi kesalahan sistem pada waktu sistem itu telah diimplementasikan dari pada melakukan koreksi kepadanya selama waktu perancangan. Alasan yang lebih penting lagi adalah adanya kenyataan bahwa auditor intemal dapat menyumbangkan keahliannya untuk meningkatkan kualitas sistem tersebut.

4)      Sifat pekerjaan Auditor Internal

1. Objektivitas

2. Independen

5)        Pengetahuan dan Keahlian Auditor Internal

1. Pendidikan

2. Kemampuan khusus

3. Pengalaman

c.       Sub sistem Intelijen Keuangan

Sub sistem Intelijen Keuangan bertugas mengidentifikasi sumber-sumber terbaik bagi modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana.

Sub sistem Intelijen Keuangan digunakan untuk mengidentifikasikan sumber – sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari dua pihak, yakni Pemegang saham dan masyarakat keuangan.

Subsistem inteligensi keuangan mengumpulkan data dari masyarakat keuangan, yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman, dan sebagainya. Subsistem ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan

ü  SUB SISTEM OUTPUT

a.       Subsistem Peramalan

1)      Pengertian

Sub Sistem Peramalan bertugas memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sampai sepuluh tahun atau lebih.

Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal, seperti besarnya kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Model peramalan telah dikembangkan, yang meliputi data internal dan lingkungan. Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Ada berbagai macam teknik peramalan yang dapat digunakan untuk melihat masa depan. Perusahaan biasanya akan menggunakan kombinasi dari beberapa teknik, dengan mencari prediksi masa depan yang paling baik.

Sebagian besar teknik tersebut bersifat informal dan sangat tergantung pada pengetahuan, pertimbangan, dan intuisi manajer. Teknik yang lain menggunakan metode kuantitatif. Metode kuantitatif telah lama digunakan untuk peramalan sebelum ia doterapkan untuk bidang lain dalam operasi perusahaan.

Sebelum kita membahas cara melakukan peramalan, kita harus mengetahui bahwa:

2)      Fakta Dasar Peramalan :

Sebelum kita membahas cara melakukan peramalan, kita harus mengetahui bahwa:

a)      Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu

Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.

b)      Semua peramalan adalah keputusan semi terstruktur

Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat, yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.

c)      Tidak ada peramalan yang sempurna.

Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediisi 100 persen.

Karena manajer mengetahui akan sifat peramalan ini, ia banyak menggunakan petimbangannya dalam menggunakan output untuk dasar perencanaan masa yang akan datang.

3)      Jenis-jenis peramalan

1. Peramalan jangka panjang

2. Peramalan jangka pendek

4)      Metode Peramalan

1. Metode Kuantitatif

2. Metode Non Kuantitatif

Beberapa perusahaan telah menetapkan sistem formal yang mencakup metode kuantitatif. Ada tiga metode, yaitu konsensus panel Delphi dan Rapat elektronik :

a. Tehnik Konsensus Panel

Teknik konsensus panel terdiri atas kelompok ahli yang secara terbuka membahas faktor yang berhubungan dengan masa depan dan melakukan sebuah proyeksi yang didasarkan pada input kombinasi.

b. Metode Delphi

Metode Delphi melibatkan sekelompok ahli yang tidak bertemu secara perorangan, namun mereka memberikan respon kepada serangkaian quesioner yang dibuat oleh seorang koordinator. Setiap putaran kuesener menggabungkan input dari putaran sebelumnya. Dengan demikian, sedikit demi sedikit isinya tersaring terus.

c. Rapat elektronik

Rapat elektronik dilakukan para ahli membahas faktor-faktor penunjang masa depan menggunakan bantuan berupa alat elektronik.

b.      Subsistem Manajemen Dana

1)      Pengertian

Subsistem Manajemen Dana bertugas mengatur / mengelola arus uang.

Subsistem manajemen dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan arus uang masuk dan keluar perusahaan. Manajer dapat mensimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan arus keluar selama jangka waktu yang akan datang, misalnya tahun yang akan datang, misalnya tahun yang akan datang.

Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arus uang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut.

2)      Tujuan :

1.      Memastikan bahwa arus uang yang masuk melalui pendapatan lebih besar dari arus uang yang keluar melalui biaya

2.      Memastikan bahwa keadaan ini akan stabil sepanjang tahun

c.       Subsistem Pengendalian

1)      Pengertian

Penggunaan dana yang ada dikendalikan oleh subsistem pengendalian. Subsistem ini terutama terdiri atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemrosesan data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan tersebut biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Sementara bisnis lebih menjadi kompetitif dan biaya operasi meningkat, maka dibutuhkan penampilan anggaran yang baik. Subsistem pengontrolan memungkinkan manajer untuk aktivitas pengontrolan biaya.

2)      Proses pembuatan anggaran:

1. Pendekatan dari atas ke bawah (pendekatan top-down)

Bila dilakukan pendekatan top-down, eksekutif pemsahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat di bawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Pendekatan dari bawah ke atas (pendekatan bottom-up)

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya. Namun demikian, logika ini biasanya tidak dapat diterima oleh eksekutif perusahaan, karena manajer tingkat bawah ini mungkin akan meminta anggaran dalam jumlah yang tidak realistis.

3. Pendekatan partisipasi

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang yang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negoisasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapatkan kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, yaitu dengan memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan memberikan pandangan mengenai kehutuhan jangka pendek bagi manajer tingkat bawah.

Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggarkan selama setahun. Manajer bekerja untuk mencapai tujuan tersebut dengan cara melakukan monitoring terhadap laporan bulanan dan merespon varian yang melenceng. Teknik drill-down dapat dijadikan cara yang efektif untuk mendapatkan varian secara lebih lengkap.